Selamlar! Aldığım eğitimdeki son bölüm ile devam ediyoruz. Bir projenin yaşam döngüsünü ve proje başarısını sağlamak için kullanabileceğiniz metodolojileri daha önce incelemiştik. Hatırlamak için proje yönetimi başlığındaki yazıları inceleyebilirsiniz. Bu yazıda, organizasyon yapısı ve kültürü kavramları ile bunların projelerinizi kurma ve yürütme şeklinizi nasıl etkilediğini anlatacağız. Proje bitiminde yönetime veya kuruluşa sunulması ve projenizin kabulünü sağlamanın yolu olan değişim yönetimi hakkında da bilgiler vereceğiz.
Organizasyon Yapıları
Organizasyon yapısı, bir şirketin veya kuruluşun düzenlenme veya yapılandırılma şeklini ifade eder. Bu yapı aynı zamanda iş görevlerinin nasıl bölündüğünü ve koordine edildiğini ve tüm üyelerin birbirleriyle nasıl ilişkili olduğunu da anlatır, yani size kimin kime rapor verdiğine dair bir fikir verir.
Farklı organizasyon yapılarını anlamak, kuruluş içinde nereye uyduğunuzu, kiminle ve ne sıklıkta iletişim kurmanız gerektiğini belirlemenize yardımcı olan bir harita görevi görebilir. Bir kuruluşun yapısı, genellikle bir raporlama şeması veya “organizasyon şeması” kullanılarak haritalanır.
Bu blog yazımızda eğitimde bahsi geçen iki organizasyon yapısı türüne odaklanacağız. Klasik ve Matris. Her firmada birebir benzeri bulunmayabilir, firmaların kendisi hibrit bir organizasyon seması oluşturabileceği gibi bu ikisinden birini de tercih edebilir.
Klasik Organizasyon Yapıları
Klasik organizasyon yapıları, genellikle “işlevsel” veya “yukarıdan aşağıya” olarak tanımlanan yapılardır. Bu modelde, CEO (İcra Kurulu Başkanı) ve üst düzey yöneticiler organizasyonun en üstünde yer alır; onların altında departman yöneticileri ve doğrudan raporlayan ekipler bulunur. Çalışanlar genellikle pazarlama, satış, insan kaynakları veya teknoloji gibi belirli işlevlere göre gruplanır.
Klasik bir yapıda otorite yukarıdan aşağıya doğru ilerler. Kararlar üst yönetim tarafından alınır ve organizasyonun alt kademelerine iletilir. Bu nedenle iletişim hem yukarı hem aşağı yönde gerçekleşir ve onay süreçleri önemli bir yer tutar.
Klasik Bir Organizasyonda Bir Projeyi Yönetmek
Klasik bir organizasyonda çalışan bir proje yöneticisinin yetkisi genellikle sınırlıdır. Projede ilerlemek için bölüm yöneticilerinin ve üst düzey yöneticilerin onayına ihtiyaç duyulabilir. Proje ekibinde yer alan kişilerin zaman ve kaynak kullanımı, kendi departman yöneticileri tarafından belirlenir. Bu durum, rekabet eden öncelikler ve uzun onay zincirleri nedeniyle proje yönetiminde zorluklar yaratabilir.
Matris Organizasyon Yapıları
Matris organizasyon yapıları, çalışanların birden fazla yöneticiye rapor verdiği yapılardır. Bu modelde çalışanlar hem kendi işlevsel yöneticilerine hem de proje yöneticisine karşı sorumludur. Organizasyon, yalnızca dikey bir hiyerarşi yerine, yatay iş birliklerini de destekleyen bir yapı üzerine kuruludur.
Matris yapılar, farklı departmanlar arasında daha sık etkileşim ve iş birliği gerektiren ortamlarda tercih edilir. Bu yapı, çapraz ekip çalışmasını teşvik eder ve bilginin organizasyon içinde daha hızlı dolaşmasını sağlar.
Bir Matris Organizasyonunda Bir Projeyi Yönetmek
Matris bir yapıda proje yöneticisi, işlevsel yöneticilerle yakın iş birliği içinde çalışır. Proje ekibi birden fazla komuta zincirine sahip olduğu için, paydaşların kim olduğu ve hangi konularda yetkili oldukları net şekilde belirlenmelidir. Komuta zinciri klasik yapılara kıyasla daha karmaşık olabilir; ancak proje yöneticisi genellikle karar alma ve kaynakları koordine etme konusunda daha fazla esnekliğe sahiptir. Bu durum, projelerin daha proje odaklı ve çevik şekilde yürütülmesini sağlar.
Bazı kuruluşlar tek bir organizasyon yapısıyla çalışmak zorunda değildir. Uygulamada, klasik yapının sağladığı hiyerarşik netlik ile matris yapının sunduğu esneklik bir arada kullanılabilir. Bu tür birleşik (hibrit) modeller, organizasyonların hem kontrolü korumasına hem de projeleri daha esnek şekilde yönetmesine olanak tanır.
Proje Yönetim Ofisinin Rolü
Proje Yönetim Ofisi (PMO), bir kuruluş içindeki proje yönetimi standartlarını ve süreçlerini tanımlayan, belirleyen ve sürdürmeye yardımcı olan bir gruptur. Genellikle kuruluşun tüm projeleri için koordineli bir merkez görevi görerek daha sorunsuz ve verimli çalışmalarına yardımcı olur.
Bir PMO’nun ana işlevleri şunları içerir:
- Stratejik planlama ve yönetişim: Kuruluşun iş hedeflerine göre projeleri seçmeyi ve projeler için bir iş gerekçesi sağlamayı içerir.
- En iyi uygulamalar: Kuruluşlarında en iyi uygulamaları ve süreçleri uygulamaya yardımcı olur ve önceki başarılı projelerden öğrenilen dersleri paylaşırlar.
- Ortak proje kültürü: Proje yönetimi uygulamalarının tüm organizasyon genelinde tutarlı ve verimli kalmasına yardımcı olmak için çalışanları eğiterek ortak proje kültürü uygulamalarının oluşturulmasına yardımcı olur.
- Kaynak yönetimi: Bütçeye, önceliklere ve programlara dayalı olarak kuruluş genelindeki projeler arasında insan ve ekipman gibi kaynakları yönetmekten ve tahsis etmekten sorumludur.
- Proje belgelerinin, arşivlerin ve araçların oluşturulması: Projeleri yönetmeye yardımcı olacak şablonlara, araçlara ve yazılımlara yatırım yapar, ayrıca proje geçmişini korumak için belgeleri arşivler ve öğrenilen dersleri yakalar.
PMO’da çalışmanın en büyük avantajlarından biri, proje yöneticilerinin en iyi uygulamaların çoğunu birbirleriyle paylaşabilmesidir.
Örgüt Kültürüne Giriş
Organizasyon kültürü, çalışanların paylaştığı değerler, inançlar, gelenekler ve uygulamalar ile kuruluşun değerleri, misyonu ve tarihi gibi unsurları içeren şirketin kişiliği olarak düşünülebilir. Kuruluş kültürü, günlük olarak nasıl çalıştıkları, birbirleriyle nasıl ilişki kurdukları ve nasıl performans göstermeleri beklenebileceği konusunda bir rehber görevi görür.
Bir kuruluşun kültürünü anlamak, ekibinizi projenin hedefine ulaşmak için daha etkili bir şekilde yönlendirmenize yardımcı olur. Projenizin şirketin misyonunu ve değerlerini nasıl desteklediğini gösterebilirseniz, yöneticilerden ve paydaşlardan daha fazla destek alırsınız.
Bir Kuruluşun Kültürünü Öğrenmek Bir kuruluşun kültürüne aşina olmanız, çatışmayı en aza indirmenize ve projeyi mümkün olduğunca fazla destek ve uyumla tamamlamanıza olanak tanır. Proje yönetimi pozisyonu için görüşme yapıyorsanız, kültür hakkında sorular sormak şirket hakkında daha fazla bilgi almanın harika bir yoludur.
Sorabileceğiniz bazı sorular şunlardır:
- İnsanlar nasıl iletişim kurmayı tercih eder (e-posta, toplantılar vb.)?
- Kararlar nasıl alınır (çoğunluk oyu veya yukarıdan aşağıya onaylar)?
- Projeler genellikle nasıl yürütülür (Klasik, Matris veya başka bir tarz)?
- Fazla mesai veya hafta sonu çalışması bir beklenti midir?
Bir proje yöneticisi olarak, işlerin nasıl yürüdüğünü gözlemlemek ve meslektaşlara neyin iyi gittiğini sormak önemlidir. Unutmayın, bir proje yöneticisinin varlığı bile ofis ortamında veya çalışan dinamiklerinde değişiklikler yaratır; bu yüzden rolünüzün bir değişim ajanı (organizasyonel etkinliği geliştirmeye odaklanan kişi) olduğunu anlamak önemlidir.
Değişim Yönetimine Giriş
Proje yönetiminde, tamamlanmış projenizi teslim etme ve insanların onu benimsemesini sağlama sürecine değişim yönetimi denir. Değişim yönetimini anlamak, projenin başarıyla tamamlanmasını ve kuruluşun projeden gelen önerileri kabul edip benimsemesini sağlayabilir.
Değişim yönetimi önemlidir, çünkü bir projenin uygulanması süreçlerde, bütçelerde, programlarda ve çalışan rollerinde değişiklikler anlamına gelebilir. Kabul, projenizin yayına girdikten sonra istenen etkiye sahip olmasının ilk adımıdır.
Değişim yönetiminin üç temel kavramı ve en iyi uygulaması vardır:
- Sahiplik ve Aciliyet Yaratmak: Ekip üyelerinin, görevin başarılı bir şekilde tamamlanması için sorumluluk alma yetkisine sahip olduklarını hissetmelerini ve projenin önemli olduğunu anlamalarını sağlamak.
- Doğru Becerilere Sahip Kişileri Bulmak: Bilgi ve becerileri birbirini tamamlayan insanları bulmak ve ekibinizi motive etmek için vizyonunuzu net bir şekilde iletmek.
- Etkili İletişim: Planlarınız ve fikirleriniz konusunda şeffaf ve açık olmak ve bilgiyi kullanılabilir hale getirmek.
Değişim bir gecede gerçekleşmez, bu yüzden dirençle karşılaşabilirsiniz; ancak geri adım atarak, insanları uyum sağlamaya teşvik ederek ve projenin sağladığı genel değeri hatırlatarak süreci ilerletebilirsiniz.
Değişim Yönetiminde Proje Yöneticisinin Rolü
Değişim yönetimi başlı başına büyük bir girişim olsa da, proje yöneticisi olarak her zaman uçtan uca sürecin tamamını planlamaktan sorumlu olmayabilirsiniz. Ancak ne olursa olsun, projenizin başarılı bir şekilde benimsenmesini destekleyebileceğiniz ve katılabileceğiniz yollar vardır. Proje yönetimi ve değişim yönetimini entegre etmek, proje başarısı olasılığını artırmanın en etkili yoludur.
Değişim yönetimine yaklaşmak için en iyi uygulamalar şunlardır:
- Proaktif olun: Potansiyel olarak etkilenen paydaşların yaklaşan değişikliklerden haberdar olmasına yardımcı olmak için kapsayıcı planlama yapın.
- Yaklaşan değişiklikler hakkında iletişim kurun: Etkilenen paydaşlar, değişim yönetimi ekibi ve proje ekibi arasında düzenli olarak iletişim kurun.
- Empati pratiği yapın: Değişimin getirebileceği zorluklara ve kaygıya karşı empatik davranarak süreci destekleyebilirsiniz.
- Araçları kullanın: Geri bildirim mekanizmaları (anketler) ve kültür haritalaması gibi araçlar, değişimin benimsenmesine yardımcı olabilir.
Kurumsal ve Proje Yönetimi
İşletmelerde yönetişim (governance), kararların alındığı, hesap verebilirlik ve sorumluluğun belirlendiği yönetim çerçevesidir. Basit bir ifadeyle, yönetim kimin sorumlu olduğunu anlamaktır.
Kurumsal Yönetim
Kurumsal yönetim, bir kuruluşun eylemlerini yönlendiren ve kontrol eden standartları ve uygulamaları ifade eder; bu, kuruluşun amaç ve hedeflerine ulaştığı çerçevedir. Kurumsal yönetim aynı zamanda paydaşlar, yönetim ve müşteriler gibi çeşitli kurumsal varlıkların gereksinimlerini dengelemenin bir yoludur. Yönlendirme komiteleri, bir kuruluşun önceliklerine karar veren ve operasyonların genel seyrini yöneten bir kurumsal yönetişim örneğidir.
Proje Yönetimi
Proje yönetimi, proje kararlarının nasıl alındığının çerçevesidir ve projelerin sorunsuz, zamanında ve bütçe dahilinde çalışmasını sağlar. Proje yönetim politikaları, düzenlemeleri, süreçleri ve sorumlulukları kapsar.
Proje ve Kurumsal Yönetimin Kesişimi
Proje yönetimi, özellikle proje faaliyetleriyle ilgili olan kurumsal yönetim alanlarıyla ilgilidir. Etkili proje yönetimi, bir kuruluşun projelerinin kuruluşun daha büyük hedeflerine uygun olmasını ve verimli bir şekilde teslim edilmesini sağlar. Kurumsal yönetim, uyumluluk ve riski azaltma konusunda gözetim sağladığı ve proje yöneticilerine rehberlik sunduğu için proje yönetiminin desteklenmesine yardımcı olur. Ayrıca, iyi kurumsal yönetim, proje yöneticilerinin kaynakları güvence altına almasına ve yönetici düzeyinde projeler için görünürlük elde etmesine yardımcı olabilir.
Organizasyonun yapısını, kültürünü ve yönetim süreçlerini bilmek, kararların nasıl alındığını, kimin neyden sorumlu olduğunu ve potansiyel sorun alanlarını anlamanıza yardımcı olacaktır. Organizasyonun nasıl yapılandırıldığı, projenizin planlanması ve yürütülmesi üzerinde büyük bir etkiye sahip olabilir.