Bu yazıda, Google ve Coursera iş birliğiyle hazırlanan Proje Yönetimi Temelleri eğitiminden edindiğim izlenimleri ve öğrendiklerimi kişisel yorumlarımla harmanlayarak paylaşacağım. Bu eğitimde anlatılan konuların bir kısmını zaten bildiğimi, bazılarını ise yeni öğrendiğimi ya da hatırladığımı fark ettim. Benim için hafıza tazelemeye başlayalım mı?
Proje Yönetimi Nedir ve Neden Hayati Önem Taşır?
Proje yönetimi, belirli proje hedeflerine ulaşmak için bilgi, beceri, araç ve tekniklerin kullanıldığı bir süreçtir. Bir proje geçici ve özgün bir çabadır, tanımlanmış bir başlangıç ve bitişi vardır ve belirli bir hedefe ulaşmak için tamamlanması gereken görevler dizisidir. Örneğin, bir okulun sağlık teknolojisini uygulamaya koyması, belirli çıktılarla sınırlı bir projedir.
İyi bir proje yönetimi, bir projenin zamanında, bütçeye uygun ve istenilen kaliteyle tamamlanmasını sağlar. Kötü proje yönetimi ise ciddi sonuçlara yol açabilir; projelerin %48’inde teslim tarihlerinin kaçırılmasına, %43’ünde bütçenin aşılmasına ve %31’inde hedeflere ulaşılamamasına neden olabilir. Proje yönetimi, şirketlerin zaman ve maliyet tasarrufu yapmasını sağlar ve işletmelerin pazara değer katmak, beklenen sonuçları vermek için neler yapabileceğini belirlemeye yardımcı olur.
Bize üniversitede yönetilen projelerin büyük çoğunluğunun fail olduğunu anlatmışlardı. Buradaki fail sebebi tek başına projenin amacına uygun hareket etmemesi değil, maliyet, zaman ve kişi yönetim süreçlerinin de başarısız olmasıdır.
Proje Yöneticisinin Günlük Rolü Nedir?
Proje yöneticisinin bulunduğu alandaki iş akışında her gün temel süreçleri yönetir:
◦ Planlama ve Organizasyon: Projenin neyi başarmayı hedeflediğini netleştirmek, ihtiyaçları toplamak ve bir proje planı (yol haritası, zaman çizelgesi, sorumluluklar) oluşturmak.
◦ Görev Yönetimi: Takım üyelerine görev atamak, kilometre taşlarını belirlemek ve ilerlemeyi takip etmek, paydaşlara düzenli bilgi iletmek.
◦ Bütçe ve Maliyet Kontrolü: Proje bütçesini oluşturmak, maliyetleri izlemek ve kontrol altında tutmak, beklenmeyen harcamalara karşı hazırlıklı olmak.
Süreci Proje Yönetici ile yönetmenin faydası genelde projenin zamanında, bütçeye uygun ve değer yaratan bir şekilde tamamlanmasını sağlarlar. Yeni bir hizmet oluşturabilir veya mevcut bir hizmeti müşteri ihtiyaçlarına daha uygun hale getirebilirler, bu da organizasyon için ölçülebilir iş değeri yaratır.
Her gün farklı bir problemle ilgilenildiği için bir proje yöneticisinin iş rutini dinamik ve çeşitlidir. Eğitimde bahsedildiğine göre Google’da proje yöneticileri genellikle program yöneticisi (program manager) unvanı taşır, çünkü birden fazla projeyi aynı anda yönetebilirler.
Proje Yönetimi Metodolojileri ve Araçları
Proje yaşam döngüsü, klasik bir yapıya sahip olsa da her bir aşaması ayrı ayrı derinlemesine analiz edilmesi gereken süreçler barındırır.
Proje yaşam döngüsü (başlatma, planlama, yürütme, izleme, kapama), hedefler, kapsam, teslimatlar, risk analizi ve yönetimi, bütçe ve zaman çizelgesi oluşturma, kaynak ve paydaş yönetimi, performans takibi ve veriyle karar alma gibi temel konular proje yönetiminin omurgasını oluşturur.
Yönetim sürecinde birçok farklı metodoloji kullanılabilir. Bunlar keyfe keder değil projenin akışına ve içeriğine göre seçilir.
◦ Agile ve Scrum: Esnek ve iteratif proje geliştirme yaklaşımlarıdır. Scrum, Agile’ın bir yapısıdır ve kendi ekip rolleri ile döngü mantığına sahiptir.
◦ Waterfall: Aşamalar halinde ilerleyen klasik bir modeldir.
◦ Kanban: Görsel görev yönetim sistemidir.
Eğitimde açıklanan örnekte proje yönetim yazılımlarına örnek olarak Asana verilsede ben jira tarafını daha aktif kullandım. Asana ve Jira, her ikisi de proje ve görev yönetimi için kullanılan araçlardır ancak farklı amaçlara hizmet ederler. Asana, genellikle pazarlama, insan kaynakları veya genel ekip iş birliği gibi teknik olmayan ekiplerde tercih edilirken; Jira, daha çok yazılım geliştirme ekipleri tarafından kullanılır. Jira, özellikle Agile, Scrum ve Kanban gibi çevik metodolojilere uygundur. Gantt şemaları ve zaman çizelgeleri Jira’da doğrudan yer almaz ama eklentiler sayesinde kullanılabilir. Zaman çizelgesi görünümü ise özellikle uzun vadeli planlama ve sürüm takibi için oldukça yaygındır.
RACI matrisi gibi rol tanımlarına dayalı belgelendirme teknikleri ise Jira içinde doğrudan bulunmuyor, ancak özel alanlar eklenerek ya da Confluence gibi entegre araçlar aracılığıyla uygulanabilir. Yani Jira, bu dokümantasyon araçlarını doğrudan sunmasa da güçlü özelleştirme ve entegrasyon olanakları sayesinde kullanılabilir hale getirir. Asana ise bu tür şemaları daha görsel ve kullanıcı dostu bir şekilde sunar ama yazılım projeleri için Jira kadar derinlemesine özelleştirilemez.
Ara Bilgi:
RACI matrisi, bir projedeki görev ve sorumlulukları netleştirmek için kullanılan basit ama etkili bir yönetim aracıdır. İngilizce’deki dört ana rolü temsil eden harflerden oluşur:
RACI Açılımı:
| Harf | Rol | Açıklama |
| R | Responsible | Görevi yapan kişidir. Uygulamadan sorumludur (bir veya birkaç kişi olabilir). |
| A | Accountable | Görevin nihai olarak hesabını veren kişisidir. Kararı onaylayan ve süreci sahiplenen kişi. Genellikle bir kişidir. |
| C | Consulted | Danışılan kişilerdir. Uzman görüşü alınır, geri bildirim verirler. Aktif olarak sürece dahil olmazlar ama katkı sağlarlar. |
| I | Informed | Bilgilendirilen kişilerdir. Süreç hakkında haberdar edilirler ama karar ya da uygulama süreçlerine aktif katılmazlar. |
Gündelik Yaşamda Proje Yöneticisi Olmak
İnsanlar çoğu zaman farkında olmadan proje yönetimi becerilerini günlük yaşamda kullanırlar. Aşağıdaki örnekler, bu becerilerin ne kadar yaygın ve doğal bir şekilde kullanıldığını gösterir:
Gerçek Hayattan Örnekler:
◦ Sürpriz doğum günü partisi planlamak: Mekân seçmek, davetiyeleri göndermek, bütçe ayarlamak gibi beceriler planlama, görev yönetimi ve maliyet kontrolü içerir.
◦ Bir şehirden başka bir şehre taşınmak: Taşıma sürecini planlamak, maliyetleri hesaplamak, kutuları etiketlemek çoklu görev yönetimi, planlama ve bütçeleme örneğidir.
◦ Perakende veya hizmet sektöründe çalışmak: Personel vardiyalarını planlamak takım organizasyonu, görev atama ve zaman yönetimi örnekleridir.
Bu örnekler, proje yöneticiliği için gereken temel yetkinliklerin çoğunu içerir ve eğitimle birlikte bu beceriler profesyonel seviyeye taşınabilir.
- İlham Veren Bir Hikâye (X’in Hikayesi): Google’da Sorumlu İnovasyon Program Yöneticisi olan X’in hikayesi, geleneksel bir üniversite eğitimi almadan kendi kendine kodlama öğrenerek, orduda görev yaparak ve günlük hayattaki öncelik belirleme, zaman planlaması gibi becerilerini kullanarak nasıl başarılı bir program yöneticisi olduğunu gösterir. Bu, deneyim ve iradeden gelen becerilerin proje yöneticiliği yolunda ne kadar etkili olabileceğini vurgular.
Aldığım bu eğitimin amacı katılımcılara proje yönetiminin temellerini öğretmek ve onları farklı sektörlerdeki proje yönetimi rollerine hazırlamaktır. Google uzmanları tarafından hazırlanan bu program, iş hayatına hazır beceriler kazandırmak için tasarlanmıştır.
Kurs İçerikleri ve Aşamaları:
- Proje Yönetiminin Temelleri (tanım, kariyer yolları, beceriler, yaşam döngüsü, metodolojiler).
- Proje Başlatma (paydaş analizi, kapsam, hedefler).
- Proje Planlama (planlama bileşenleri, zaman tahmini, kilometre taşları).
- Proje Yürütme (ilerleme izleme, risk ve değişiklik yönetimi, projenin kapanışı).
- Çevik (Agile) Proje Yönetimi (Agile yaklaşımı, Scrum yapısı, ekip rolleri).
- Capstone Proje (Uygulama): Tüm becerileri bir araya getiren simülasyon bir projedir ve ekip yönetimi, planlama, iletişim örnekleri içerir.
- Yapay Zekâ ile İş Arama Desteği: AI araçlarıyla CV hazırlama, başvuru takibi, mülakat simülasyonu (örneğin Gemini, NotebookLM) gibi destekler sunulur.
- Öğrenme Yöntemleri: Google çalışanlarından video dersler, okumalar, vaka analizleri, quizler ve uygulamalı alıştırmalarla zenginleştirilmiş bir öğrenme deneyimi sunar. Ayrıca kendi hızınızda ilerleme esnekliği de mevcuttur.
Sonuç: Proje Yönetimi ile Geleceğin Lideri Olun!
Blog yazınızı, proje yönetiminin gelecekteki önemini ve bu alana yatırım yapmanın kişisel ve profesyonel gelişime katkısını vurgulayarak sonlandırabilirsiniz.
- Proje yönetimi ister küçük ister büyük olsun, her projenin başarısı için kritik bir unsurdur ve şirketlerin zaman ve maliyet tasarrufu yapmasını sağlar.
- Günlük yaşamda farkında olmadan kullandığınız becerileriniz, doğru eğitimle birleştiğinde proje yöneticiliği rolüne geçişte önemli bir avantaj sunar.
- Google Proje Yönetimi Sertifikası gibi programlar, bu becerileri profesyonel bir düzeye taşıyarak size sağlam bir kariyer yolu çizer.